SOK:s behandling av personuppgifter (GDPR)

Reviderad; 2018-05-25

Alla personuppgifter behandlas i enlighet med den vid varje tillfälle gällande lagstiftningen. Från och med 25 maj 2018 behandlas personuppgifter i enlighet med den nya dataskyddsförordningen (GDPR).
På Datainspektionens webbplats kan du läsa mer om förordningen:
https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/

Villkor för medlemskap, registrering (till exempel valpkull, ägare), förtroendeuppdrag och deltagande på aktiviteter (tävlingar, utställningar med flera) i Svenska Ovcharka Klubben.
Som medlem, uppfödare, deltagare, förtroendevald med mera i SOK och vid deltagande på SOK:s aktiviteter (utbildningar, kurser, utställningar och tävlingar med mera) godkänner du att SOK sparar och lagrar dina personuppgifter.
Detta är nödvändigt för att SOK ska kunna verka i enlighet med SOK:s syfte och mål, vilka framgår av SOK:s stadgar.
Vid anmälan till olika aktiviteter, vid registrering av valpkull med mera kommer du behöva styrka att du har läst och tagit del av SOK:s information kring lagring av personuppgifter.
Enligt dataskyddsförordningen behöver SOK informera dig som medlem/deltagare/ägare/förtroendevald etcetera om att vi lagrar dina personuppgifter.

Information om SOK:s rutiner kring lagring av personuppgifter vid medlemskap, registreringar, förtroendeuppdrag, aktiviteter och tävlingar

• Varför/i vilket syfte lagrar vi personuppgifter
SOK lagrar personuppgifter för att kunna fullgöra relationen till dig. Genom att lämna dina personuppgifter godkänner du att SOK lagrar och behandlar dessa, dels med fullgörande av avtal och dels med SOK:s berättigade intresse som rättslig grund.
I samband med SOK:s aktiviteter, till exempel kurser, tävlingar, föreläsningar och så vidare, registreras vilka som varit närvarande. I de flesta fall fyller du själv i dina personuppgifter som vi efterfrågar via olika typer av anmälningsformulär.
Insamlingen av personuppgifter kan även ske på andra sätt. De uppgifter som du lämnar eller som vi efterfrågar är de uppgifter som lagras. Vi lagrar även personuppgifter i vårt medlemsregister.
Vi använder dina lagrade personuppgifter för att kunna hantera dina kopplingar till SOK-organisationen såsom utskick, kontakt inom organisationen.
Vi använder informationen som lagras om vi behöver komma i kontakt med medlem/deltagare/förtroendevald i olika sammanhang.
Uppgifterna används även av organisationen och dess samarbetspartners för sammanställning av statistik avseende hund och hundägande,
forskning, medlemsvärvning, hälsoenkäter och annat som kan vara i organisationens intresse.
Personuppgifterna kan komma att användas för direktmarknadsföring samt för informationsutskick från SOK. Kontakta vår medlemsansvarig om du önskar avsäga dig direktmarknadsföring
Vid olika typer av möten sparas även vissa uppgifter i olika typer av dokument. Exempel på personuppgifter som lagras i dokument kan vara personuppgifter i protokoll och i verksamhetsberättelsen från årsmöten.

• När lagrar vi personuppgifter
SOK lagrar personuppgifter i samband med våra olika aktiviteter, exempelvis när du ansöker om medlemskap, när ett resultat för din hund skickas in.
När du lämnar personuppgifter till oss godkänner du samtidigt att vi lagrar uppgifterna.

• Vilka personuppgifter lagrar vi
De uppgifter som lagras är de som vi efterfrågar i anknytning till våra aktiviteter som tävlingar och kurser. Oftast fyller du själv i de uppgifter som vi efterfrågar.
De uppgifter som vi samlar in är de uppgifter som vi lagrar.
SOK hämtar i första hand in uppgifter direkt från dig eller uppgifter lämnade av dig tidigare.
De uppgifter vi behöver är namn, personnummer, postadress, e-postadress och telefonnummer.
Om du inte uppgett ditt personnummer till oss kommer vi att söka efter det i syfte att ha ett uppdaterat adressregister.
Personnumret är även en förutsättning för att kunna säkerställa rätt identitet.
Vi gör regelbundna uppdateringar av personnummer och postadresser.

• På vilket sätt lagrar vi personuppgifter och vilka har tillgång till den lagrade informationen
Vi lagrar personuppgifter på våra servrar, i molntjänster och i arkiv (fysisk pappersdokumentation).
De lagrade uppgifterna nås av behörig personal, styrelsemedlemmar, funktionärer med flera.
Varje register har sin särskilda behörighetsnivå.
Vi lagrar även personuppgifter på SOK:s webbplats.

• Hur länge lagrar vi personuppgifter
SOK lagrar dina uppgifter så länge din personpost har någon typ av koppling i SOK:s
register. Lagringstiden varierar. Vissa poster raderas aldrig, såsom uppfödarinformation med flera. En person utan andra kopplingar än tidigare medlemskap raderas senast tre år efter att medlemskapet upphörde.
Personuppgifter i styrelseprotokoll raderas inte då protokollen sparas för alltid av historiska skäl.
Övriga personuppgifter sparas under olika tid beroende på uppgiften.
Bokföringsmaterial sparas exempelvis sju år i enlighet med Skatteverkets regelverk.

Undantag från GDPR för yttrande- och informationsfrihet
Dataskyddsförordningen gäller inte då personuppgifter behandlas i samband med utövande av yttrande- eller informationsfrihet. Enligt förordningen ska undantag för yttrande- och informationsfrihet göras i nationell rätt. I Sverige innebär det bland annat att sådan personuppgiftsbehandling som omfattas av grundlagsskyddet i tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen undantas om tillämpningen av förordningen skulle komma i konflikt med grundlagarna.
Därutöver ska även behandling av personuppgifter som sker för journalistiska ändamål eller för akademiskt, konstnärligt eller litterärt skapande undantas från de flesta av bestämmelserna i dataskyddsförordningen.

Revidering av denna text
Vid olika förändringar som rör och påverkar SOK och SOK:s verksamhet kan denna text behövas revideras. SOK:s verksamhet påverkas till exempel av lagar, stadgar, regler och beslut.
När förändringar sker som medför att SOK behöver anpassa SOK:s hantering och rutiner kring lagring av personuppgifter kan även denna text behöva viss revidering.
Om revidering av denna text behöver göras meddelas detta i anknytning till texten.

Kontakt med SOK
Om du har frågor som rör dina personuppgifter är du välkommen att kontakta SOK:s medlemsansvarig.
Där kan du också begära utdrag och rättelse eller begära att dina personuppgifter raderas.
Du har alltid rätt att stoppa SOK:s lagring och behandling av dina personuppgifter såvida SOK:s intressen inte väger tyngre än din önskan om radering.
Om du vill få dina uppgifter raderade ska du lämna din begäran skriftligen och personligt undertecknad till adressen nedan.
Du har enligt dataskyddsförordningen även rätt att årligen få ett utdrag av de uppgifter SOK har registrerade om dig. En sådan begäran ska vara personligt undertecknad och insändas skriftligen till:

Svenska Ovcharka Klubben
c/o Anne-Charlotte Lehn
Färed Trankärr 1
545 90 Töreboda

Tycker du att SOK hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du klaga till Datainspektionen.
Personuppgifterna,  undantaget personnummer, kan komma att användas för direktmarknadsföring och utskick av information från SOK.
Vill du inte få dessa utskick kan du avsäga dig dem genom att kontakta vår medlemsansvarig, medlem@ovcharkaklubben.se.